Innkjøp Policy

Eier/godkjenner Head of Procurement 

Gyldig fra: 2021-04-29

Formål:

Lerøy Seafood Group, heretter kalt Lerøy, og dets datterselskaper skal alltid opptre i samsvar med god forretningsetikk og sikre høy etisk standard i forbindelse med innkjøp. Formålet med denne policyen er å gi en oversikt over de overordnede prinsippene og standardene for innkjøp som er retningsgivende i konsernet. Innkjøp skal så langt det er mulig, være basert på konkurranse, og avvik fra dette kravet må begrunnes. Denne policyen skal være i tråd med konsernets overordnede etiske retningslinjer.

Innkjøpspolicyen skal sikre at innkjøpsprosesser håndteres på en enhetlig måte, og policyen gjelder globalt for alle selskap i Lerøy.

Gyldig for

Innkjøpspolicyen gjelder alle ansatte og datterselskaper (heretter bare «selskapene») i Lerøy, herunder – men ikke begrenset til – selskaper eller leverandører som representerer konsernet og er involvert i innkjøpsaktiviteter. Det er obligatorisk å overholde denne policyen.

Definisjoner

Beste samlede tilbud: anbudet som gir best verdi samlet sett for konsernet basert på forhåndsbestemte vurderingskriterier

Konsernets innkjøpspolicy: dette dokumentet, inkludert fremtidige endringer og tillegg

Leder for innkjøp: Konsernets utnevnte leder for innkjøp

Innkjøp: Prosessen for å velge en leverandør som skal levere tjenester og/eller varer basert på markedskonkurranse.

Anbud: et mottatt tilbud som en del av en anbudsprosess

Anbudsgivere: betyr deltakerne i en anbudsprosess

Anbudsprosess: betyr en anskaffelsesprosess

Hovedprinsipper og rammeverk

Innkjøp skal av prinsipp være basert på konkurranse, og minst tre leverandører skal delta i innkjøpsprosessen om mulig. Innkjøp skal være basert på konsernets globale innkjøpsprosedyre.

Alle innkjøpsprosesser skal være basert på rettferdig konkurranse og i samsvar med Lerøy sin overordnede visjon om å være åpen, ærlig, ansvarlig og skapende. Det skal alltid utvises uavhengighet og upartiskhet. Det betyr at personer med tette relasjoner/bånd til en av anbudsgiverne, ikke kan ta del i innkjøpsprosessen, den endelige vurderingen eller valget av leverandøren som skal tildeles en kontrakt.

Strategiske innkjøpsprosesser skal være basert på tverrfaglige anbudsteam, og det beste samlede tilbudet, skal danne utgangspunktet for kontraktstildelingen. Vurderingen skal ta i betraktning kommersielle og tekniske hensyn.

Innkjøpsprosesser skal være basert på konsernets innkjøpsprosess, som er tilgjengelig via konsernets kvalitetsstyringssystem.

Vurderingen og valget av kvalifiserte anbudsgivere skal være basert på objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Følgende vurderingskriterier kan brukes:

• bærekraft
• kvalitet
• kompetanse og erfaring 
• tekniske spesifikasjoner
• funksjonskrav
• kommersielle elementer

Listen over er ikke uttømmende, og kriteriene er ikke ordnet etter prioritet.

Ved tildeling av en kontrakt skal det alltid tegnes en skriftlig kontrakt mellom selskapet og den valgte leverandøren. Som generelt prinsipp skal kontrakten baseres på Lerøy sine standardbetingelser for innkjøp om mulig.

Bare personer som står oppført i godkjent fullmaktmatrise, kan signere kontrakter.

Bærekraft

Bærekraft er en av grunnpilarene i Lerøy og skal alltid vurderes i innkjøpsprosessen. Lerøy ønsker derfor leverandører som kan generere størst mulig verdiskapning med minst mulig miljøpåvirkning.

Kontraktsadministrasjon og stadige forbedringer

Kontraktsadministrasjon er en sentral del av den globale innkjøpsprosessen i Lerøy og det skal være fokus på stadige forbedringer for å skape verdier for både selskaper og leverandører. Stadige forbedringer krever effektiv og åpen kommunikasjon med identifiserte leverandører, og KPI-er kan implementeres for fastsatte felles mål.

Måling og evaluering av etterlevelse

Selskapenes ledelse skal overvåke og sikre at selskapenes respektive innkjøpsmedarbeidere etterlever konsernets innkjøpspolicy. Hvis det oppdages avvik, skal dette rapporteres til leder for innkjøp i Lerøy.

Konsernets kvalitetsavdeling kan i samarbeid med konsernets innkjøpsavdeling gjennomføre kontroller av hvorvidt selskapene etterlever den globale innkjøpspolicyen. Hvis det oppdages avvik, blir det satt i verk korrigerende tiltak, og avvikene skal håndteres så snart som mulig.

Krav til leverandørene våre

Alle Lerøy sine leverandører må delta i konsernets leverandørevalueringssystem og besvare spørsmål ærlig og innen den oppgitte tidsfristen. Dette er del av konsernets overordnede ansvar for å oppfylle sin påseplikt i tilknytning til verdikjeden. Hvis slike forespørsler ikke følges, skal den lokale innkjøpsgruppen iverksette nødvendige tiltak for å håndtere avvik.

Omfanget av evalueringen er basert på vurdering av risiko knyttet til kategorien som leverandøren tilhører.

Roller og ansvar

• ‎Alle ansatte som er involvert i innkjøpsprosesser, er ansvarlige for å følge policyen.
• ‎Øverste ledelse i det enkelte selskap er ansvarlig for at selskapet har kompetent personell som sikrer etterlevelse lokalt. Om ønskelig kan leder for innkjøp delta i implementeringen.
• Gruppens innkjøpsorganisasjon skal sørge for nødvendige instrukser og opplæring for å sikre at selskapene er kjent med innkjøpspolicyen og prinsippene i den globale innkjøpsprosessen.

Eierskap og implementering

• Leder for innkjøp er eier av innkjøpspolicyen i konsernet og har ansvar for å oppdatere dokumentet.
• Policy er godkjent av konsernledelsen i LSG, presentert for revisjonsutvalget og godkjent av konsernets styre CEO i Lerøy Seafood Group har det overordnede ansvaret for policyen.
• Konsernets innkjøpspolicy skal være tilgjengelig via konsernets kvalitetsstyringssystem LQMS.
• Moduler for opplæring i konserninnkjøp vil være tilgjengelig på engelsk via konsernets e-læringsplattform.